適格請求書とは？インボイス（適格請求書）・簡易インボイスの書き方や注意点について
目次
インボイスについて
2023年10月から新たに導入された「適格請求書等保存方式」のことです。
インボイス制度が始まったことにより、消費税の仕入税額控除を適用するためには、一定の項目が記載された帳簿と適格請求書（インボイス）の保存が必要になります。
インボイスの役割は、取引の正確な消費税額と消費税率を把握することにあります。
インボイスには、従来の請求書に記載が必要な項目に加えて、税率ごとに区分した消費税や適用税率、さらに適格請求書発行事業者の登録番号が必要になります。
インボイス（適格請求書）の書き方
インボイスの発行業者は、買い手である取引相手から交付を求められたときは、一定の事項が記載された請求書や納品書、その他これらに類する書類を交付しなければいけません。
インボイスへの記載が必要な項目は、以下の6点になります。
- インボイス発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨も記載）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
- 消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
インボイスを交付する際の注意点
次に、適格請求書（インボイス）を交付する際の注意点をいくつか紹介させていただきます。
登録した際に備え、今のうちから留意しておきましょう。
インボイスを交付できるのは登録事業者のみ
インボイスを交付することができるのは、税務署から登録を受けた「適格請求書発行事業者」のみです。
また、登録事業者になれるのは課税事業者に限定されます。
登録事業者になるための申請は、必要書類を郵送するか、あるいはe-TAXを通じておこないます。
登録事業者となった場合、現在は免税事業者であっても登録後からは課税事業者となるので、自身の事業に於いてインボイスが必要か慎重に検討しましょう。
インボイスは電子でも交付が可能
インボイスは書面だけでなく、いわゆる「電子インボイス」という形で電子交付することが認められています。
また、インボイス控えについても電子で保存することが可能です。
電子インボイスを利用する場合は専用のシステムが必要になる
インボイスは電子インボイスとして、チャットや電子メール送信、EDI取引（受発注にオンラインシステムを利用する方法）などにより、電子データで提供することも可能です。
その際に記載すべき事項は、書面でインボイスを発行する場合と同じです。
電子インボイスを利用するためには、専用のシステムが必要になります。
システムを導入すれば、請求書や明細書の発行がスムーズになるため、業務の効率化にもつながります。
なお、電子インボイスによる交付を受けた事業者は、電子帳簿保存法に準じた保存を行う必要があります。
インボイスを交付しなくて良い取引がある
適格請求書発行事業者は、原則、求められた場合にはインボイスを交付する必要があります。
しかし、以下の4つの場合にはインボイスの交付義務が免除されます。
- 売上先が消費者の場合
- 売上先が免税事業者の場合
- 売上先が簡易課税制度を選択している場合
- 事業の性質上インボイスの交付が困難な場合
消費者や免税事業者はそもそも消費税の納税を行わないため、インボイスの交付が不要です。
また、簡易課税を選択している事業者は、実際の仕入額に基づかずに納税額を計算するため、インボイスを必要としません。
「事業の性質上インボイスの交付が困難な場合」については、具体的に以下の5つの取引が該当します。
- 3万円未満の公共交通機関（船舶、バス又は鉄道）による旅客の運送
- 出荷者等が卸売市場において行う生鮮食料品等の販売
- 生産者が農業協同組合、漁業協同組合又は森林組合等に委託して行う農林水産物の販売
- 3万円未満の自動販売機及び自動サービス機により行われる商品の販売等
- 郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス（郵便ポストに差し出されたものに限る）
3万円未満の公共交通機関による旅客の運送かどうかは、1回の取引の税込価額が3万円未満かどうかで判定します。
1商品（切符1枚）ごとの金額や、月まとめ等の金額で判定することにはなりません。
「自動販売機及び自動サービス機により行われる商品の販売等」とは、機械装置のみで代金の受領と資産の譲渡が完結する取引をさします。
具体的には、自動販売機による飲食料品の販売、コインロッカーやコインランドリー等によるサービス、金融機関のATMによる手数料を対価とする入出金サービス、振込サービスなどが該当します。
特定の業種は「適格簡易請求書」の発行が認められている
小売業・飲食店業・写真業・旅行業・タクシー業・駐車場業などの、不特定かつ多数の人々に対して販売やサービス提供を行っている業種は、適格請求書に代えて「適格簡易請求書」の発行が認められています。
以下の5項目が記載されていれば、レシートや領収書でも適格簡易請求書として発行が可能です。
適格簡易請求書に必要な記載事項
- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）
- 税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率
また、領収書・仕入明細書・納品書・支払明細書でも、記載項目を満たしていれば、適格請求書として扱うことができます。
複数の書類でもインボイスに対応できる
インボイスは、請求書や納品書に一定の項目が記載されている必要があります。
しかし、1枚の書類で、全ての記載事項が満たされていなくても問題ありません。
請求書や納品書が複数枚に渡る場合は、複数の書類全体で満たされていれば、1枚のインボイスとして認められます。
ただし、複数枚の書類全体の関連性がわかるように「納品書番号」などにより、関連を明確化する必要があります。
税率ごとに区分した消費税額の端数処理を行う場合
インボイス制度では、税率ごとに区分した適用税率または消費税額等のうちどちらかを記載する必要があります。
このうち「税率ごとに区分した消費税額等」については、1つのインボイスにつき、1回ずつ税率ごとの端数処理を行います。
つまり、10％または8％を乗じた金額に対して、それぞれ端数処理を行い、消費税額等を算出する必要があります。
なお、1つのインボイスに記載されている個々の商品ごとに消費税額等を計算して端数処理を行い、その合計額を「税率ごとに区分した消費税額」として記載することは認められていません。
適格請求書の保存
適格請求書を発行した売り手側も、受け取る買い手側も一定期間の保存が義務づけられています。
適格請求書を発行した売り手側は、交付した適格請求書の写しを保管します。
保存期間は、発行した日が属する課税期間の最終日の翌日から2ヶ月が経過した日を起点に7年間です。
例えば2023年10月15日に適格請求書を発行した場合、課税期間の最終日が2023年12月31日、その翌日から2ヶ月が経過した日が2024年3月1日になるため、
保存期間は2024年3月1から7年間となります。
まとめ
インボイス制度におけるインボイス及び簡易インボイスの書き方について説明してきました。
インボイスをきちんと整備し交付できる状態を作らなければ、取引先に迷惑をかけてしまい、最悪の場合には取引を嫌厭されるリスクもあります。
インボイス対応がまだの企業は、本記事を参考に準備を急ぎましょう。
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