2023年10月1日よりインボイス制度が開始されました。
インボイス制度の影響は事業者やフリーランス、個人事業主だけと思われている方が多いですが、実は会社員も業務に影響が出る場合があります。
その為、経営者は会社員の業務にどのような影響があるのか理解し、従業員に説明をすることが大切です。
今回は、インボイスの基本知識や会社員の業務に与える影響について解説していきます。
インボイス制度で会社がすべきことも紹介しているので、参考にしてください。

会社員がインボイスの影響を受けるケース

インボイス制度の影響を受けるのは、事業者や個人事業主だけではありません。
会社員もポジションによってはインボイスの影響を受けます。
会社員がインボイスの影響を受ける様々なケースを纏めたので、
今後の対策や留意すべき点を考えていきましょう。

経理はインボイスを取り扱う可能性がある

インボイス制度の導入に伴って、「課税事業者」に該当する会社では、下記のような業務が発生すると考えられます。

インボイスに関わる業務の例

• モノやサービスを売る際のインボイス作成
• 取引先がインボイスを発行できるかどうかの確認
• 届いた請求書がインボイスかどうかの確認
• 届いたインボイスに誤りがあった場合の再発行依頼
• 「インボイス」と「インボイスじゃない請求書」の分別

これらの業務は、会社の経理部門がメインで行うことになるでしょう。
ただ、それ以外の部署にも影響が波及する可能性もあります。
たとえば、会社の経費を使う際に「必ずインボイスを発行できるお店を選ぶこと！」という社内ルールができるかもしれません。
これは、インボイスを受け取っておかないと、会社が仕入税額の控除が出来ないので、税金面で損をするためです。

副業している会社員に影響がある

最近は副業を解禁する会社や、会社には通さずに副業をしている人が増えています。
また、副業会社員の多くは、免税事業者となるでしょう。
副業を続けるなら、収入減のリスクを背負って「免税事業者のままでいる」か、課税事業者との取引を維持するために「自分も課税事業者になる」か、という選択を迫られます。

免税事業者は課税事業者になるべき？

	免税事業者のままでいる	課税事業者になる
インボイスの発行	発行できない	発行できる
コスト	そのまま	増える
課税事業者との取引	△敬遠される場合も	○
免税事業者との取引	○	△できれば避けたい
一般消費者との取引	○	○

上表は、あくまで一般的な想定を示したものです。
免税事業者のままでも、たとえば「競合よりかなり安く請け負っている」「そもそも競合がほとんどいない」などという場合は、課税事業者との取引を続けやすいでしょう。
しかし、免税事業者の場合、インボイスの発行ができないため、課税事業者から取引きを断られる恐れや、インボイスを発行してもらわないと、課税事業者は仕入税額の控除が出来ないので、その分の値引きを交渉されることなどが予想されます。
取引先の数が減れば、副業の収入が減ってしまうことになります。
ただし、100％一般消費者を相手にしたビジネスや、賃貸の大家さんなどであれば、影響はありません。

立替・経費精算に影響がある

インボイス制度の影響は経理部門以外にも与えます。
業務における移動や消耗品の購入など、従業員が経費を立替、後から清算する機会は日常的にあります。
その立替、経理清算で、インボイス制度の影響を受ける可能性があります。
例えば、従業員の名義で請求書や領収書などが発行されている場合は、仕入税額控除の申請のために立替経費清算書の作成と保存が必要になります。
ただし、立替の際に取引先が免税事業者であったり、会社名でインボイスや簡易インボイスが発行されていたりすれば、特に影響はありません。
日常的な業務では従業員が立替えを行うケースがあるので、経費ごとにインボイスの扱い方を把握しておくことが大切です。
以下に考えられるパターンを紹介していきます。

出張費のケース

宿泊費や日当・通勤手当を含む通常必要とされる出張旅費は、出張旅費特例によりインボイスの保存は不要です。
旅費は実費だけではなく、規定により定額支給されるケースも通常必要と認められるので、インボイスを保存する必要はありません。
そのため、インボイス制度の開始後も特に大きな影響は受けず、以前と同じ取り扱いで問題ないと言えます。
なお、インボイスの保存は不要でも、従業員は会社に対して以下の基本情報を報告しなければなりません。

1. 相手方の氏名または名称
2. 取引日付
3. 取引きの内容
4. 支払対価の額
5. 出張旅行費特例適用の旨

高速道路代・駐車場代のケース

コインパーキングなどに社用車を停めたり、高速道路を利用したりする場合は、出張旅費や公共交通機関の特例は適用されません。
この場合は、支払先が適格請求書発行事業者であるか確認が必要です。
適格請求書発行事業者でなければ、インボイスの保存は不要です。
会社側は適切に税務処理しなければならないので、従業員から報告を受けてください。
適格請求書発行事業者であった場合は、必要な記載事項が記されているか確認した上でインボイスを保存します。
宛先が社名であれば問題ありませんが、従業員名となっている場合は立替経費清算書の作成と保存が必要です。

3万円未満の商品の購入をしたケース

従業員が経費として必要な飲料を自動販売機で購入したり、備品や消耗品などの品物を買ったりすることがあります。
3万円未満の商品を会社員が立て替えた場合、自動販売機特例によりインボイスの保存は不要です。
この際も、出張旅行費などと同じく取引内容や特例適用の旨、支払先の住所・所在地を従業員は会社に伝えなければなりません。
自動販売機の場合は、自動販売機に貼ってあるステッカーから販売管理者の名称や住所などをメモする対応が必要になる可能性を考慮しなければなりません。

3万円以上の商品の購入をしたケース

購入金額が3万円以上となった場合、自動販売機特例が適用されません。
この場合は、支払先がインボイスに対応しているかどうかを確認する必要があります。
個人で営んでいる飲食店などでは、免税事業者である場合が多くあります。
会社によっては適格請求書発行事業者以外とは取引を制限する場合があったり、特別な申請で代替したりすることもあります。
そのため、従業員は会社のルールや方針を確認しておくことが必要です。
また、フランチャイズ加盟店では、適格請求書発行事業者ではない中小零細法人が運営しているケースも考えられます。
チェーン店だからと安心して利用したところ、インボイスを交付できないパターンも考えられるので注意しましょう。

課税事業者の経理部門が今後行う業務

インボイス制度の開始後、課税事業者の経理部門で変更が求められる業務がいくつかあります。
今後、経理部門が行うことになる業務の変更点をいくつかご紹介します。

請求書の記載項目の変更

インボイス制度開始後は、請求書は適格請求書の要件を満たす形式に変更しなければなりません。
今までの請求書の記載項目に、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額を加える必要があります。
また、請求書を受給する際は、取引先でインボイスの発行が可能かどうか確認する必要が出て来ます。
同時に交付された請求書が適格請求書の要件を満たしているかを確認し、誤りがあれば修正と再発行を取引先に求めます。

消費税算出の変更

現行の消費税の算出では、請求書の品目ごとに計算ができ、端数処理もその都度できました。
しかし、インボイス制度ではそのルールが変更されます。
消費税は、税率ごとに税込金額を集計してから算出しなければなりません。
端数処理は、税率ごとに1回までとなります。
1回の取引きでインボイスを発行する事業者は端数処理方式で消費税を記載してくるため、受領側は取引先ごとに消費税の端数処理方式を変えて計算するか、手直しできるようにするといった対応が求められます。

電子インボイスの変更

紙による経理処理は事務の負担が大きくなるため、今後は電子インボイスの活用も増えると予想されます。
そのため、経理部門は電子インボイスへの対応が求められる可能性が高くなるでしょう。
経済産業省では、中小企業に向けてインボイス対応のための会計・経理システムを導入費に関する補助金の支援を行っています。
かかった導入費について、最大で75％の補助金を受けられるので、環境を整備する際に活用していきましょう。

仕分けの変更

消費税の申告時、現行は「課税仕入れ10％」と「課税仕入れ8％」の税区分を持つ仕訳を集計して仕入税額とすることが可能です。
しかし、インボイス制度の開始後は、新たに「仕入税額対象の課税仕入れ10％」と「仕入税額対象の課税仕入れ8％」という税区分が生まれます。
仕訳データのうち勘定科目の税区分においては、インボイスに対応した取引きとインボイスに対応していない取引きを明確に分ける必要があります。

まとめ

インボイス制度の開始で、適切な消費税率の計算や仕入税額控除が可能となる。
一方で、事業者や個人事業主は取引きを制限される場合があるなど、大きな影響があります。
制度が細かく煩雑なので、社内全体でインボイス制度の理解を高めることが重要です。

弊社では確定申告・インボイスの申請代行等のサポートを行っておりますのでお気軽にお問い合わせください(^^)

↓↓下記リンクより、お問い合わせが可能です↓↓